縦書きのメールを用意するときは、AIに頼む文章作成と、受信側での表示確認を分けて進めます。「縦書きにして」と入力して一文字ずつ改行した文章を作っても、それを日本語の縦組みと同じものとして扱うことはできません。
招待状や季節の挨拶で縦書きを使いたい場合は、まず用件を通常の文章で確定します。そのあと、メール本文で伝える情報と、縦書きの文書に載せる情報を決めましょう。以下の文面と確認表は説明用に編集者が作った架空例です。AIでの生成結果、特定のメールソフトでの表示実験、業務の改善効果を示すものではありません。
文章の向きと文章の内容を分ける
CSSによる表示の指定
文字の並び方には、文章そのものとは別に表示の指定が関わります。MDNのCSSリファレンスでは、文字の行を横方向または縦方向に配置するためのプロパティとして、writing-modeが説明されています。たとえばvertical-rlは、日本語などの縦組みで列を右から左へ進める指定です。[1]
一方、メールの形式を定めるRFC 2046は、text/plainを、書式指定の命令を含まないプレーンテキストとして説明しています。[2] 文章に「縦書きで表示してください」と書き加えることと、表示形式を実装することは別の作業です。
改行と縦組みの違い
一文字ごとの改行では、文字列の途中に改行そのものが入ります。URL、電話番号、日付まで一文字ずつ分けると、読み取りやコピーの対象も分かれます。見た目を縦に並べるためだけに、実務で使う情報を分割しないようにしてください。
ここで紹介するのは、文章と表示確認を分担するための制作手順です。すべての受信環境で使えるHTMLメールの実装例や、メールソフトの対応表ではありません。自社で使う送信方法については、管理担当者が案内している範囲で試します。
メール本文に残す情報を先に決める
本文と案内状の役割
縦書きの案内状を添える場合も、受信者が返信に必要な情報をメール本文で確認できるようにしておく方法があります。たとえば用件、添付の内容、返信してほしいことを本文に残し、挨拶を含む正式な案内文は別の文書にまとめます。これは編集上の提案です。相手の受信環境や、組織の文書ルールに合わせて選んでください。
次の架空例では、社外向けの小規模な展示相談会を案内します。固有名詞は仮名で、実在するイベントの告知ではありません。
| 項目 | 説明用の入力条件 |
|---|---|
| 用件 | 展示相談会への招待 |
| 開催日時 | 2027年2月10日14時から15時、日本時間 |
| 場所 | 会議室A。所在地はこの例では未提供 |
| 返信してほしいこと | 出席または欠席 |
| 返信希望日 | 2027年1月29日 |
| 縦書きにしたい部分 | 挨拶と開催案内を含む案内状 |
未確認情報の扱い
所在地がないので、AIに住所を調べたように補わせません。作業用の確認欄に「所在地を確認する」と残します。会場名だけで参加できる相手かどうかも、送信者が判断します。
メール本文には「展示相談会の案内状を添付します。出欠を1月29日までにお知らせください」といった用件を置く案が考えられます。ただし、実際に添付する前の下書きは、添付の確認が必要です。本文の「添付します」という表現だけで、ファイルを添えたことにはなりません。
AIに渡す入力用テンプレート
用途と固定する条件
AIには縦書きの完成画像を想像させるより、文章の用途と、変えてはいけない条件を渡します。OpenAIの公式案内も、明確で具体的な指示と十分な文脈を示し、出力を確認しながら指示を調整する方法を挙げています。[3] 次のテンプレートは、その考え方を案内文の制作に応用したものです。
縦書きの案内状に使う文章案を作ってください。
文章は通常の文字列で出力し、一文字ごとの改行はしないでください。
相手との関係：［社外の既存取引先など］
用件：［何の案内か］
確定している情報：［日時、場所、返信内容、返信希望日］
未確認の情報：［所在地など］
文章の長さと文体：［使う文書の枠に合わせて指定］
出力を「案内状の文章」「横書きのメール本文案」「確認事項」に分けてください。
入力にない住所、開催理由、実績、料金、添付ファイル名を追加しないでください。
候補の日程を確定日に変えないでください。
未確認の情報を文面の事実として埋めず、確認事項に残してください。
HTMLや画像の作成、メール送信はしないでください。
入力する情報の範囲
入力に使う顧客名や連絡先は、社内で利用を認められた範囲に限ります。文体を試す段階なら、仮名と架空の用件で構いません。敬語の相談のために、顧客のメールや署名を丸ごと入力する必要があるかも検討しましょう。
長さの指定は文章の収まりを確認するための目安です。文字数だけを合わせるために、開催日時や返信条件を削らせないでください。短くする必要があれば、挨拶を縮める案と、残す用件を分けて出すよう依頼します。
架空の案内文を条件と読み合わせる
架空の文例
上の入力条件に対する、説明用の案内文の一部を示します。編集者が作成した文例であり、AIを実行して得た出力ではありません。
展示相談会を2027年2月10日14時から15時まで、会議室Aで開催いたします。時刻はいずれも日本時間です。ご出席またはご欠席について、2027年1月29日までにお知らせいただけますと幸いです。
この文例では、場所の所在地は補っていません。案内状を実際に送るには、相手が会場に到着するための情報を別途そろえる必要があります。未確認の所在地をAIに作らせるより、確認事項を残して担当者が元の案内資料に当たります。
日付と返信条件の照合
読み合わせでは、文章の丁寧さと事実の照合を分けます。先に日付、開始時刻、終了時刻、時間帯、返信希望日を入力と比べます。その後、相手との関係に合った敬語かを読みます。「都合が合えば参加する」という返信を「参加確定」と書き換えるなど、文体修正に伴う意味の変更にも注意してください。
縦書き用に数字の表記を変える場合も、元の値を残した確認用メモを用意すると照合できます。数字を漢数字にしただけなのか、日付そのものが変わったのかを区別します。読みやすさの好みを理由に、返信期限や開催時間を変更しないようにします。
表示は送信方法ごとに確かめる
送信形式と確認環境
文章が確定したら、使う文書作成ソフトやメールの作成画面で表示形式を整えます。HTMLのwriting-modeについての説明は、CSSの指定方法を示すものです。MDNにブラウザ向けの説明があることだけを、特定のメールソフトで表示できる根拠にはしません。[1]
試す際は、宛先を社内の許可された確認用アドレスに限定します。関係のない顧客へ試験送信してはいけません。本文、添付文書、画像など、どの形式を使ったかを記録し、実際に届いた状態を確認します。
受信した画面の点検
確認項目は、文章を一通り読めるか、日付やURLが判別できるか、拡大時に欠けないか、添付を開かなくても返信の用件が伝わるかです。スマートフォンとPCを使う相手なら、確認できた環境をそれぞれ記録します。未確認の環境まで「対応済み」とはしません。
画像に文字をまとめる方法を選ぶ場合も、本文に必要な情報を残すか検討してください。画像だけで日時や連絡方法を知らせる構成と、文字の本文を併記する構成では、受信者が利用できる情報が違います。読みやすいと感じた送信者だけで決めず、組織のアクセシビリティや配信の基準も確認します。
文面と送信前の確認を分担する
使い回すテンプレートには、過去の開催日や会場名を固定しないようにします。残すのは「確定情報」「未確認情報」「本文に残す用件」「表示を確認した環境」の枠です。次回の案内では条件を入れ直し、文章と表示を別々に確かめます。
一般的なメール下書きの情報整理は、生成AIでビジネスメールを下書きする手順も参照できます。縦書きにする前の段階で用件を確定し、表示方法を選んだ後に届いた状態を確認するところまでを、案内作成の作業に含めてください。
送信前の確認表には、確認者と確認日も残します。文章を確認した人と、受信画面を確認した人が違う場合は、それぞれの担当範囲が分かるようにしてください。「確認済み」という一つの印だけでは、日程を読んだのか、表示まで試したのかを判断できません。
表示に問題が見つかったときは、文章の事実まで書き直す前に、形式を変える案を検討します。縦書きの案内状を添え、本文は通常の段落にする方法なら、本文だけでも用件を読めるかを確認できます。縦書きの使用自体が社内ルールで決まっている場合は、担当者に使える形式を確認します。相手が開けるか分からない形式を選んだまま、見栄えだけで送信を決めないようにしましょう。
参照資料
確認日：2026年11月13日。メールソフトの実機表示、AIの生成精度、作業時間の削減率は測定していません。
- [1] MDN「writing-mode CSS property」：https://developer.mozilla.org/en-US/docs/Web/CSS/Reference/Properties/writing-mode 。CSSによる横組み・縦組みの指定を参照しています。メールソフトの対応保証ではありません。
- [2] RFC Editor「RFC 2046」：https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc2046.txt 。text/plainが書式指定を含まない形式であることを参照しています。
- [3] OpenAI「Prompt engineering best practices for ChatGPT」：https://help.openai.com/en/articles/10032626-prompt-engineering-best-practices-for-chatgpt 。指示の明確化、文脈の提供、出力後の調整を参照しています。