生成AIにメールの下書きを頼むときは、相手・用件・確定した事実・未定事項を分けて伝えます。丁寧な言葉遣いでも、日程や約束が勝手に付け加わっていれば、そのまま送れません。
以下は、日程調整の架空例です。入力条件と文面を見比べ、送信前に確かめる項目を整理します。
相手・目的・事実・未定事項をそろえる
「丁寧なメールを書いて」だけでは、伝える用件も相手への依頼も定まりません。元の依頼やメモから、メールに必要な情報を取り出します。
相手は社内か社外か。初めて連絡する人か、すでにやり取りのある人か。用件が日程の相談なのか、決定した予定の通知なのかによっても、本文は変わります。
日時や金額は具体的に記入してください。「来週」「いつもの条件」というメモのまま、AIに日付や契約条件を推測させないようにします。自分でも特定できない情報は、確認事項に分けておきます。
OpenAIの公式ガイドは、明確で具体的な指示と十分な文脈を与え、出力を見ながら指示を調整する方法を案内しています。[1] 次のテンプレートは、この方法をメールの下書きに応用したものです。正しい文面を保証するものではないため、完成後の照合は必要です。
入力用テンプレート
入力する前に、利用するサービスと社内ルールで機密情報の扱いを確認します。顧客のメールを丸ごと貼らず、許可された範囲の要約や仮名で説明できるか検討してください。
ビジネスメールの下書きを作ってください。
相手との関係：［社内・社外、これまでのやり取り］
差出人：［下書きに必要な名前や立場］
今回の目的：［相談・確認・通知など］
必ず伝える事実：［日時、条件、決まっている内容］
まだ決まっていないこと：［候補、確認中、未定の項目］
相手にお願いしたいこと：［返信内容や返信希望期限］
文体：［丁寧で簡潔、過度に改まらない、など］
出力：件名と本文を分け、確認が必要な項目は本文の外にまとめる。
条件：入力にない日時、金額、添付、URL、対応期限を足さない。候補を確定事項に変えない。情報が足りなければ、推測せず確認事項に残す。メールの送信はしない。
このテンプレートに宛先のメールアドレスは不要です。正しい宛先は送信画面で選び、差出人の欄にも、署名に必要な範囲を超えて個人情報を入れないようにします。
空欄があっても、AIに自由に埋めてよいという意味にはしません。接続先が未定なら、もっともらしいURLを作らせず、確認事項として残すよう指示します。
日程の候補を、決定済みの予定に変えない
担当者Bが、やり取りのある社外の担当者Aに、資料レビューの打ち合わせ日程を相談する例です。次の条件をテンプレートに記入します。
- 実施方法はオンライン。日程は未確定。
- 候補は2026年11月10日（火）10:00〜10:30、または11月12日（木）15:00〜15:30。いずれも日本時間。
- 返信は11月6日（金）17:00、日本時間までを希望。
- 接続先URLは未定。添付する資料の指定はない。
相手に依頼するのは、二つの候補日時のどちらに都合がつくかの返信です。「資料レビュー」という用件から、資料をこのメールに添付すると推測してはいけません。
この条件に沿って作成した文面例がこちらです。
件名：資料レビュー打ち合わせの日程のご相談
A様
お世話になっております。Bです。
資料レビューの打ち合わせについて、以下のいずれかでご都合はいかがでしょうか。・11月10日（火）10:00〜10:30
・11月12日（木）15:00〜15:30
※いずれも2026年、日本時間です。実施方法はオンラインです。
11月6日（金）17:00（日本時間）までに、ご都合をお知らせいただけると幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。
B
本文の外には「確認事項：接続先URLは未定」と残します。いつ送るかは決まっていないため、「明日お送りします」とは約束しません。
確認時は、日付と曜日、開始・終了時刻、返信希望期限を入力と照合してください。会議の候補日と返信期限の取り違えにも注意が必要です。
次の表現は、元の情報にない内容を加えています。
- 「11月12日15時に決定しました」：候補を合意済みの日程に変えている。
- 「資料を添付しました」：添付の指定も、実際に添付した確認もない。
- 「接続先は明日ご案内します」：決まっていない対応期限を約束している。
いずれも、文章として自然でも採用できません。敬語を直す前に、追加された事実や約束を取り除きます。
文体を直すときも、日時と約束は保つ
下書きが堅すぎるなら、変更してよい範囲を具体的に伝えます。
社外向けの丁寧さは保ち、過度に改まった挨拶を減らしてください。日時、候補であること、返信希望期限は変えないでください。
公式ガイドも、出力を確認しながら文言や文脈を調整すること、トーンを指定することを案内しています。[1] ただし、修正後の事実確認は人が行います。「少し短くして」と頼んで候補の片方や時間帯が消えたら、必要な情報を戻してください。
返信文では、相手の希望と自分側の確定を区別します。同じ架空例で、Aが11月12日を希望し、B側は予定を確認中だとします。この時点で日程確定の通知を作るのは早すぎます。
「11月12日のご希望を承りました。こちらの予定は確認中です」とすれば、希望を受け取ったことと未確定であることを伝えられます。返答期限が決まっていなければ、新たな期限も付け加えません。
修正後は、変更箇所だけで済ませず、件名から署名まで読み直します。別の条件が抜けていないかも確かめてください。
送信画面で宛先と添付を確かめる
送信前には、相手のアドレス、CC、件名を確認します。本文で添付に触れているなら、正しいファイルを実際に添付したかも確かめます。
上のメール例に添付がないのは、入力で指定していないためです。実務で資料を送る場合は、本文に添付の事実を反映したうえで、ファイル名と版、共有してよい相手を確認してください。AIが作った文面だけでは、添付や共有権限を確認したことにはなりません。
次回も使うなら、残すのは入力の枠です。以前の顧客名や日時まで使い回さず、相手・目的・事実・未定事項を毎回記入し直して、その回の下書きと照合します。
初めて試すときは、機密情報のない架空の用件で、本文と確認事項を分けて出力させてみてください。実際のメールは、情報の入力を許可された環境で作成し、宛先と内容を確認してから送信します。
参照資料
- OpenAI「Prompt engineering best practices for ChatGPT」：https://help.openai.com/en/articles/10032626-prompt-engineering-best-practices-for-chatgpt
参照内容の確認日：2026年10月16日。この資料は、指示の明確化、文脈の提供、出力を見ながらの調整、文体の指定について参照しています。