Excelのデータ抽出をAIに頼むプロンプト｜FILTER関数の条件と結果を確かめる

複数条件で行を絞り込むFILTER関数を使います。期待する結果を自分で数えられる6行から始め、依頼文と提案式の対応を確かめましょう。実データを使う前の練習に向いた例です。

今回の目的は「総務のうち、金額が1000円以上で、状態が確定している行を取り出す」です。三つの条件をすべて満たす行だけを残します。

• B列の部門が「総務」と一致する。
• C列の金額が1000以上である。
• D列の状態が「確定」と一致する。

「1000円以上」と「1000円より大きい」では、1000円ちょうどの行を含めるかどうかが違います。三条件のどれか一つに当てはまればよいのか、すべて必要なのかも、先に決めてください。

この架空例では、表に示した条件から期待するIDを先に決めます。AIが提案する数式は、そのIDが残るかどうかで確認します。

A1:D7に次の表を置く想定です。1行目が見出し、2〜7行目がデータです。IDは結果と元の行を照合するために残します。

表の「（空欄）」は説明用の注記です。試す際はC6を空欄にし、ほかの金額は数値として入力してください。

期待するIDはE02とE04です。E02は1000円ちょうどなので残します。2500円のE03は、状態が保留のため対象外です。金額だけを見て抽出すると、この行まで混ざってしまいます。

E01は営業、E06は1000円未満なので除外します。E05の金額は不明のままです。今回の条件で抽出しないことと、0円だと確認できたことは同じではありません。未入力の行は、抽出結果とは別に確認します。

列名だけでなく、数式が参照するセル範囲まで示します。出力先を分けておくと、提案を試すときに元の表と結果を見比べられます。次は、検証用データを示したうえで使う依頼文の例です。

この依頼文では、残したい行の条件と、勝手に変えてほしくないものを分けて指定しています。AIから式が返ってきたら、まずE02とE04が残る設計になっているかを確認します。返答が読みやすいことだけで、数式の正しさを判断しません。

上の数式は、抽出元・条件・該当行がない場合の表示を指定しています。

FILTERは、抽出元の範囲と、行を残すかどうかの条件を指定する関数です。Microsoftの公式資料では、複数条件をすべて満たすAND条件の例に、条件式同士の掛け算が使われています。[1]

この例では、抽出元A2:D7も、各条件のB2:B7、C2:C7、D2:D7も6行です。部門の範囲だけB2:B6になっているなど、対象の高さがずれていないかを見ます。範囲の長さが合っていても、C列とD列の条件が入れ替わっていれば目的の式にはなりません。

金額の条件は「>=1000」です。もし「>1000」になっていれば、E02を落としてしまいます。また、三条件のどれかに当てはまればよいOR条件へ変わっていないかも確認してください。AIへ修正を依頼するときは「違う」とだけ返すより、「E02は1000円ちょうどで対象。E03は保留なので対象外」と、食い違った行を挙げると要求を具体化できます。

この式とE02・E04は、架空の表と条件から求めた答え合わせ用の例です。利用するExcelで式を試し、この2行が残るかを確かめてください。

末尾の「該当なし」は、条件に合う行がないときの返り値です。FILTERでは、この引数を省略した状態で空の結果になると#CALC!エラーが生じると説明されています。[1] ただし、エラー表示だけを見て原因を決めつけず、まず入力と条件を照合しましょう。

条件に使う配列にエラー値がある場合や、値を真偽値（TRUE／FALSE）に変換できない場合も、FILTERはエラーになると公式資料に説明されています。[1] エラーを「該当なし」に書き換えて済ませず、確認用コピーで該当IDと元の値を調べます。原因が分からなければ本番へ反映せず、式とデータを担当者へ渡してください。

FILTERのような動的配列の式は、結果に必要な大きさへ広がって表示されます。これをスピルと呼びます。[2] 今回の期待出力は2行×4列なので、F2に式を置いた場合はF2:I3を使う想定です。実データの件数が変わると、必要な領域も変わります。

出力予定のセルに別の値があると、#SPILL!エラーになる場合があります。[2] 空き列や検証用シートを使い、元データやほかの担当者の入力を消して場所を作らないようにしてください。Excelのテーブル内ではスピルする配列の式を使えないため、テーブル形式で管理している場合は、式の出力先をその外に置く必要があります。[2]

結果を直すときは、元データと数式を確認します。スピル範囲で編集できるのは先頭のセルである、と公式資料に説明されています。[2] 抽出結果の途中のセルへ値を打ち込んで帳尻を合わせるのではなく、参照範囲、条件、入力値のどこが違うのかを確認しましょう。

件数だけの確認では不十分です。期待した2行が出ても、E02とE04ではなく別のIDが混ざっていないか、元の金額や状態が変わっていないかを見比べます。金額未入力のE05が、AIの推測で補われていないかも確認してください。

実データの検証では、同じIDが複数ないかも確かめます。同じIDでも、同じ内容の行とは限りません。AIに勝手な削除や統合は依頼せず、残す行の判断を元データの担当者に確認してください。

結果を比べるときは、件数に加えて、残ったIDと除外した理由も確かめてください。この例ならE02・E04が残り、E05の金額は未確認のままです。

この例なら「抽出するIDはE02・E04、金額未入力はE05」と併記してください。抽出しなかった行の不明点まで解消したことにはしません。

式の作成者は参照範囲・条件・出力IDを確認し、元データの管理者はデータの入力と反映を許可できるか判断します。結果に違いが残るときは反映しません。使っているExcelの環境で式を動かしたか、AIへの入力許可を確認したかも分けて記録します。未検証の点は明記し、実データを使う前に誰が何を確認するかを決めて引き継ぎます。